Momenteel ben ik bezig met het schrijven van mijn overdracht. Ik heb besloten om mijn bestaande werkgever te verlaten en een nieuwe uitdaging aan te gaan. Doordat ik nu mijn werkzaamheden moet gaan uitleggen en overdragen aan anderen, kwam ik op dit onderwerp.

Bedenk je eens wat er nodig is om jouw werk over te nemen. Hoe makkelijk en hoe snel heb jij iemand ingewerkt in jouw functie. Hoe makkelijk zal dit gaan? Kortom, heb je al je systemen op orde?

Met systemen bedoel ik hiermee niet je ERP systemen. Maar je eigen werksysteem. Werk je in een vast patroon met vaste stappen? Heb je werkzaamheden ingedeeld op vaste momenten in de week? Heb je een overzicht van wat je allemaal doet en vooral waar mensen dus jouw werk kunnen overpakken?

Heb jij je werksysteem gestandaardiseerd?

Wat heb je aan een gestandaardiseerd werksysteem? Iedere situatie is vaak toch net weer even anders dan zijn voorganger? Ja klopt en deze “wijzigingen” moeten ook binnen de bandbreedtes passen van jouw werksysteem. Anders ben je voor iedere afwijking een apart systeem aan het maken.

Maar bedenk vooral hoe makkelijk het is om mensen mee te nemen in jouw ideale werkproces. Kan je mensen met één overzichtelijk stappenplan jouw complete werkzaamheden uitleggen. Wanneer er een nieuwe collega aansluit, kan je deze na een uitleg dit document meegeven en hij kan alles opzoeken. Wanneer je een weekje aan het genieten bent van een welverdiende vakantie, kan je ook echt even alles de boel laten. Want mensen hebben jouw werksysteem en die is elke keer weer hetzelfde als ze door het proces gaan. Het aantal fouten zal verder afnemen omdat mensen kunnen opzoeken wat ze in welke situatie moeten doen.

Optimalisatie:

De beste bijkomstigheid is dat als je dit op papier zet, je vaak ook inefficiënties tegenkomt. Je moet gaan nadenken waarom je dingen op deze manier doet? De manier hoe ik het nu doe is wel erg lastig uit te leggen en zijn ook wel erg veel handelingen? Door het opschrijven van jouw werksysteem word je gedwongen de processen vanuit een helikopter view te bekijken. Je stapt hierdoor uit je dagelijkse werkzaamheden en gaat deze bekijken vanuit het oogpunt van een derde (nieuw) persoon.

Stiekem ben je hiermee al een stapje bezig in het optimalisatie proces van de 5S van lean. Hiermee breng je onder andere ook standaardisatie toe aan je processen.

Dus heb je hulp nodig bij het maken van een goed en compleet werksysteem. Begin is bij de gedachte dat je tegen einde van de maand niet meer werkzaam bent op jouw positie en dat iemand jou werk moet gaan overnemen. Het helpt je bij het creëren van een goed helikopter view.

Of wil je meer weten over hoe dit jouw bedrijf kan helpen en hoe de hele cirkel van 5S werkt. Neem dan contact met mij op.

Gr. Rick Stoop

Sparringspartner

06 – 11 53 86 81



Bron van afbeelding:

https://www.sixsigma.nl/artikelen/5s-op-de-werkvloer

Disclaimer:

Taalnazi's kunnen hun lol op bij het lezen van dit stuk, geschreven door een zware dyslect :-)

Ik ben beter in organisaties optimaliseren dan spellingscontrole.